Sieć gabinetów stomatologicznych —
no-show -44%

Problem

Sieć 3 gabinetów stomatologicznych w jednym mieście (nazwa na życzenie klienta). Łącznie 1200 wizyt miesięcznie, 12 foteli dentystycznych, 18 pracowników.

Główny problem: 25% pacjentów nie przychodziło na umówioną wizytę bez uprzedzenia (no-show). To oznaczało:

• 300 nieobecności miesięcznie
• Strata 300 × 150 zł (średnia wartość wizyty) = 45 000 zł miesięcznie
• Strata roczna: 540 000 zł

„Dzwoniliśmy do każdego pacjenta dzień przed wizytą. Recepcja spędzała 3 godziny dziennie na telefonach. A i tak 25% pacjentów nie przychodziło — bo zapominali, bo coś im wypadło, bo nie odebrali telefonu. To był koszmar."

Rozwiązanie

Wdrożyliśmy SMS-y przypominające zintegrowane z systemem rezerwacji (Booksy). Każda wizyta generuje 2 SMS-y:

1. Po umówieniu wizyty — „Potwierdzenie wizyty w dniu X o godz. Y. W razie zmian: tel."
2. 24h przed wizytą — „Przypomnienie: jutro o godz. Y masz wizytę. Potwierdź: TAK. Odwołaj: NIE."

Kluczowe: SMS z przypomnieniem ma potwierdzenie TAK/NIE. Pacjent odpowiada:

• TAK → wizyta potwierdzona (system oznacza jako „potwierdzona")
• NIE → wizyta odwołana (recepcja dostaje powiadomienie, może zaproponować inny termin)
• Brak odpowiedzi → recepcja dzwoni (ale już tylko do 30-40% pacjentów, nie do wszystkich)

Integracja: Booksy ma API, ale nie ma bezpośredniej integracji z SMSIK. Wdrożyliśmy webhook z Booksy → SMSIK API (przez Zapier/Make, 2 dni konfiguracji).

Dodatkowo: pacjenci mogą potwierdzać/odwoływać wizyty SMS-em — co jest wygodniejsze niż logowanie do aplikacji Booksy.

Wyniki

Po 3 miesiącach od wdrożenia (1200 wizyt miesięcznie, więc próbka statystycznie istotna):

Metryka	Przed	Po	Zmiana
No-show	25%	14%	-44%
Nieobecności / mies.	300	168	-132
Telefony recepcji / dzień	3 godz.	1.2 godz.	-60%
Rezerwacje online / mies.	400	448	+12%
Ocena Google (średnia)	4.4	4.7	+0.3

Koszty i ROI

2400 SMS-ów miesięcznie (2 na wizytę × 1200 wizyt):

• Koszt SMS-ów: 24 zł miesięcznie (2400 × 1 gr)
• Oszczędność na no-show: 132 wizyty mniej × 150 zł = 19 800 zł miesięcznie
• Wzrost przychodu (rezerwacje online +48 wizyt × 150 zł) = 7 200 zł miesięcznie
• Oszczędność czasu recepcji: 1.8 godz./dzień × 22 dni × 30 zł/godz. = 1 188 zł miesięcznie

ROI miesięczne: 117 200% (24 zł kosztu vs 28 188 zł korzyści). ROI roczne: 53 000 zł oszczędności netto.

„Nie wierzyliśmy, że SMS-y mogą tak dużo zmienić. Myśleliśmy, że no-show to po prostu specyfika branży. A okazało się, że wystarczy przypomnieć pacjentowi dzień wcześniej, żeby przyszedł. Recepcja wreszcie ma czas na inne zadania."

Wnioski

• No-show to nie specyfika branży, to problem komunikacji — SMS-y redukują go o 30-50%
• Potwierdzenie TAK/NIE jest kluczowe — bez niego recepcja nadal musi dzwonić do wszystkich
• SMS jest wygodniejszy niż aplikacja — pacjenci nie muszą logować się do Booksy
• ROI jest ogromny — 24 zł kosztu vs 28 188 zł korzyści miesięcznie
• Wdrożenie wymaga integracji — ale można to zrobić przez Zapier/Make bez programisty

Więcej o SMS-ach w stomatologii: SMS w gabinecie stomatologicznym — przypomnienia o wizytach.